ビジネス文書やレポート、提案書、さらにはプレゼン資料や論文など、さまざまな場面で求められる「概要」。
しかし、「概要を書いてください」と言われても、何をどうまとめればいいのか悩む方は多いのではないでしょうか。
限られたスペースや時間の中で、要点を押さえてわかりやすく伝えることは、意外と難しいものです。
本記事では、概要の定義や必要性を基本から丁寧に解説し、誰でもすぐに使える書き方の基本ステップや実践的なコツまで詳しく紹介します。
さらに、すぐに活用できる例文やテンプレートもご用意しました。
この記事を読めば、相手に伝わる「質の高い概要」が誰でも書けるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。
概要とは？必要性と役割を理解しよう
概要の定義と基本的な目的
概要とは、文章やプロジェクト、研究成果、ビジネス提案などの全体像を短く簡潔にまとめた要約文のことです。
主な目的は、読む人に短時間で内容の本質を理解してもらうことにあります。
特に、ビジネスや学術の世界では、限られた時間の中で多くの情報に目を通す必要があるため、概要だけを読んで要点を把握できることが非常に重要とされています。
そのため、重要な情報を正確に抜き出し、簡潔かつ体系的にまとめる力が求められます。
読み手に「この先をもっと知りたい」と思わせる、いわば導入の役割も担っています。
概要が求められる主なシーン
概要を書く場面は、非常に多岐にわたります。
- ビジネス文書（提案書・報告書・企画書・契約書の付随資料など）
- 学術論文や研究レポート（アブストラクト）
- 求人応募書類（職務経歴書、志望理由書）
- 製品やサービスの紹介ページ、パンフレット
- プレゼンテーションの冒頭説明
- セミナーや講演会の要旨
このように、概要は単なる要約文ではありません。
読む人の興味を引き、次の行動（本文の精読、問い合わせ、購入、面談依頼など）を促すための重要な役割を持っているのです。
概要の書き方基本ステップ
必須構成要素とまとめ方のコツ
概要を書く際には、必ず押さえておきたい3つの要素があります。
- 背景・目的：このテーマや内容がなぜ重要なのか、問題意識や背景を簡潔に伝えます。
- 内容の要約：本文の中で特に重要なポイントや結果を、抜粋・整理してまとめます。
- 結論・成果・次のアクション：本文のゴール、得られた成果、あるいは読み手に期待する次の行動を提示します。
【まとめ方のコツ】
- まず本文をざっと通読し、特に伝えたいポイントをリストアップします。
- 時系列、因果関係、重要度を意識しながら、情報を整理・構造化します。
- 冗長な表現や二重表現は避け、できるだけ1文を短く明快にすることを意識しましょう。
- 「誰に向けた概要か（ターゲット）」を意識して、専門用語の使用可否や説明の丁寧さを調整します。
簡潔に伝えるためのテクニック【文字数の目安つき】
簡潔でわかりやすい概要を書くためには、次のテクニックを取り入れましょう。
| テクニック | 説明 |
|---|---|
| 主語と述語を明確にする | 文のねじれを防ぎ、伝わりやすい文章にする |
| 接続詞を極力減らす | 端的でスッキリした文章に仕上げる |
| 専門用語や略語を避ける | わかりやすい言葉に言い換え、誰でも理解できる内容にする |
| 一文一意を徹底する | 1文に1つの意味だけを盛り込み、論理的に整理する |
| 能動態で書く | 力強く明快な印象を与える文章にする |
【文字数の目安】
| 使用シーン | 目安文字数 | ポイント |
| ビジネス文書の概要 | 200～300文字 | 要点重視でコンパクトにまとめる |
| 学術論文・研究レポートのアブストラクト | 150～250文字 | 理論背景→方法→結果→考察の流れで要約する |
| 求人応募書類（職務経歴書など） | 100～150文字 | スキルや成果を端的にアピールする |
もし指定文字数がある場合は、「何を削り、何を絶対に残すべきか」を先に決めてから書き始めると、無駄な推敲を減らすことができます。
概要作成は、回数を重ねるごとにスピードも精度もアップします。
まずはこのガイドを参考に、ぜひ一度ご自身の手で概要を書いてみてください。
【例文つき】概要の具体的な書き方例
レポート・論文・職務経歴書の概要例
レポートや論文、職務経歴書では、限られた文字数で要点を簡潔にまとめる力が求められます。
まず、概要は「全体像を短時間で伝える」役割を担っています。
特にビジネス文書や学術論文では、冒頭で概要を読むことで、相手が読むべきかを判断するため、内容を過不足なく伝えることが非常に重要です。
- レポート・論文の概要例
「本レポートでは、○○に関する調査を行い、△△の傾向がみられたことを報告します。分析の結果、□□が要因であると考えられ、今後の課題として××を挙げました。本研究は、業界全体に新たな示唆を与えるとともに、今後の実践的応用への可能性を示唆しています。」
- 職務経歴書の概要例
「営業職として5年間従事し、年間売上120％達成を2年連続で達成。顧客管理と新規開拓を強みとし、社内表彰を複数回受賞しました。特に、マーケット分析に基づくターゲティング戦略を実施し、主要クライアント数を前年比25％増加させた実績があります。」 このように、成果や結論を先に述べることで、読み手に重要な情報を素早く伝え、続きへの興味を引くことができます。
企業・会社概要の記載ポイント
企業・会社概要を書く際は、信頼感と具体性を意識しましょう。 単なる事実の羅列ではなく、読み手が「ここに依頼したい」「この会社と取引したい」と思えるようにまとめるのがコツです。
- 基本情報（社名・所在地・設立年・代表者名）
- 事業内容と強み（例：業界シェア○％、特許取得数○件）
- 経営理念やビジョン
- 直近の実績や社会貢献活動など（例：売上高推移、SDGsへの取り組み）
【例文】
「当社は、平成○年に設立されたITソリューション企業です。主力事業であるシステム開発では、国内シェア10％を誇る製品群を展開。『人と技術の共生』を理念に掲げ、AI・IoT分野にも積極展開しています。直近では、業界初のAIチャットボット技術で特許を取得し、顧客満足度調査においても90％以上の高評価を獲得しています。」
応募書類に活かす！概要作成のポイント
採用担当者に響く職務要約の書き方
採用担当者が最初に注目するのは、職務要約の内容です。
職務要約は「私は何ができる人材か」を端的に示す名刺代わりとも言えます。
短い中にも、次のポイントを押さえましょう。
- 職歴全体のまとめ（業界・年数・ポジション）
- 実績や強みを数字や具体事例でアピール
- 転職理由や志望動機にリンクさせる伏線を置く
【例文】
「医療機器営業として10年の経験があり、新規開拓率30％向上に貢献しました。大手病院グループへの提案営業では、年間契約額を前年比150％増加させた実績があります。顧客ニーズを的確に捉えるヒアリング力と、社内外の連携を強みに、医療現場の課題解決に取り組んできました。」
面接・就活で活かす概要の使い方
面接やエントリーシートでも、概要は第一印象を左右する重要ポイントです。
ここを工夫することで、他の応募者と差をつけることができます。
- 自己紹介で簡潔に概要を述べる（1分以内）
- 強みと将来像をセットで伝える（根拠と熱意を見せる）
【例文】
「大学ではマーケティングを専攻し、特にSNSを活用したブランディング戦略を研究しました。卒業研究では、自社ブランド認知度を20％向上させた施策を提案し、学内コンテストで最優秀賞を受賞しました。今後は、デジタルマーケティング分野で企画立案力と実行力を活かして、クライアントの成長に貢献したいと考えています。」 このように、過去の経験と未来の展望をバランスよく、かつ論理的にまとめることがポイントです。
研究・レポートにおける概要作成テクニック
研究目的・成果を簡潔にまとめる方法
研究レポートや卒論で概要を書く場合、以下の要素を確実に盛り込みましょう。
- 背景と問題意識（なぜこのテーマか）
- 研究の目的（何を明らかにしたいのか）
- 方法と結果の概要（どのように調査し、どんな結果が出たか）
- 結論と今後の展望（結論の意義、今後必要な研究）
【例文】
「本研究では、都市部における○○の利用実態と△△の影響について調査を行いました。500人を対象にアンケート調査を実施した結果、□□の普及率と生活満足度に正の相関関係があることが明らかになりました。今後は、対象エリアを拡大し、季節変動要因を加味した追試験を行う予定です。」 このように、冒頭から結果を簡潔かつインパクトをもって示すことで、読み手の理解と興味を引きつけることが可能になります。 概要は単なる要約ではなく、読み手に「この先をもっと読みたい」と思わせる重要なファーストコンタクトです。 しっかりとポイントを押さえて、魅力的な概要作成を目指しましょう！
